Was ist ein DATEV-Export?
Ein DATEV-Export ist eine Datei, die dein Steuerbüro direkt in sein Programm einliest. Darin stehen deine Buchungen: Rechnungen an Kunden, Rechnungen von Lieferanten, die Kasse. Das Format heißt DATEV-Buchungsstapel.
Dazu kommen die Belege selbst, also die Rechnungen als PDF. Sind sie mit den Buchungen verknüpft, findet dein Steuerbüro zu jeder Buchung sofort den passenden Beleg.
Was dein Steuerbüro jeden Monat braucht
Ausgangsrechnungen
Alles, was du deinen Kunden berechnet hast, auch Gutschriften.
Eingangsrechnungen
Material, Teile, Werkzeug, Tanken, Miete.
Kasse und Karte
Bar und mit Karte kassierte Beträge.
Die Kontoauszüge holt sich das Steuerbüro oft direkt von der Bank. Frag nach, wie es bei dir läuft.
Was du vorher mit dem Steuerbüro klärst
- Beraternummer und Mandantennummer. Die stehen in jeder Exportdatei.
- Den Kontenrahmen: SKR 03 oder SKR 04.
- Wann dein Wirtschaftsjahr beginnt.
- Wie die Dateien zum Steuerbüro kommen und bis wann.
So läuft die Übergabe jeden Monat
- Erfass Eingangsrechnungen laufend, nicht erst am Monatsende.
- Erstell am Anfang des Monats den Export für den Vormonat.
- Gib Buchungen und Belege an dein Steuerbüro, so wie ihr es vereinbart habt.
- Beantworte Rückfragen gleich. Dann ist der Monat erledigt.
Und das Papier?
Belege musst du aufbewahren, auch wenn du sie digital weitergibst. Ob dir eine digitale Kopie reicht und wie sie abgelegt sein muss, regeln die GoBD. Sprich das mit deinem Steuerbüro ab, bevor du Papierbelege wegwirfst.
Mit Operis kommt der DATEV-Export aus dem Programm.
Operis erstellt DATEV-Buchungsstapel für Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege, Kasse und Kartenzahlungen, für jeden Zeitraum, den du wählst. Die Belege kommen als verknüpftes Paket dazu. Du lädst alles herunter und gibst es deinem Steuerbüro.
Eingangsrechnungen lädst du in Operis hoch. E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erkennt Operis dabei.
Operis ansehenAuch für Baum- und Grünpflege und für Dienstleister.
Häufige Fragen
Brauche ich selbst ein DATEV-Programm?
Nein. Du gibst die Dateien nur weiter. Eingelesen werden sie im Steuerbüro.
Was ist der Unterschied zwischen SKR 03 und SKR 04?
Beides sind Kontenrahmen, also Listen mit Kontonummern. Welchen ihr nehmt, legt dein Steuerbüro fest. Dein Programm muss denselben nutzen.
Reicht es, die Rechnungen als PDF zu schicken?
Es geht. Dann tippt aber jemand im Steuerbüro die Buchungen ab. Das dauert länger und führt eher zu Rückfragen.
Wie oft sollte ich exportieren?
Einmal im Monat ist üblich. Gibst du jeden Monat eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, braucht dein Steuerbüro die Daten rechtzeitig dafür.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Wie die Übergabe in deinem Betrieb laufen soll, legst du mit deinem Steuerbüro fest.