Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF per Mail. Sie ist eine Datei, die ein Computer lesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
In Deutschland gibt es dafür zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD. ZUGFeRD hat einen Vorteil: Es sieht auch für Menschen wie eine normale Rechnung aus.
Die Fristen
seit 1.1.2025
Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein normales Mail-Postfach reicht, wenn du sie ordentlich aufbewahrst.
ab 1.1.2027
Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen an Geschäftskunden E-Rechnungen schicken.
ab 1.1.2028
Alle Betriebe müssen an Geschäftskunden E-Rechnungen schicken, egal wie groß.
Handwerksverbände fordern, die Frist 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das nicht. Ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026 verlängert die Übergangsfristen nicht.
Betrifft das meinen Betrieb überhaupt?
Bei Privatkunden ändert sich nichts. Der Kunde mit dem Golf oder der Hausbesitzer mit der Hecke bekommt seine Rechnung weiter wie bisher. Betroffen sind deine Geschäftskunden.
Kfz-Werkstatt
Firmenwagen, Fuhrparks, Autohäuser, Leasingfirmen.
Garten & Baum
Hausverwaltungen, Firmen, Wohnungsbaugesellschaften.
Dienstleister
Hausverwaltungen, Gewerbekunden, Büros, Praxen.
Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie.
Was du jetzt tun solltest
- Prüf, wie viele deiner Rechnungen an Geschäftskunden gehen.
- Schau nach, ob dein Programm E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erzeugen kann. Eine PDF mit Logo reicht dann nicht mehr.
- Kläre mit deinem Steuerberater, wie eingehende E-Rechnungen aufbewahrt werden.
- Stell nicht erst im Dezember um. Probier es ein paar Monate vorher mit einem Geschäftskunden aus.
Und wenn ich es verpasse?
Eine Rechnung im falschen Format ist für deinen Geschäftskunden ein Problem. Im schlimmsten Fall kann er die Vorsteuer daraus nicht abziehen. Das merkt er, und er wird eine richtige Rechnung von dir verlangen.
Mit Operis ist die E-Rechnung schon eingebaut.
Operis erzeugt Rechnungen als E-Rechnung nach DIN EN 16931 im ZUGFeRD-Format. Dein Steuerberater bekommt die Daten über den DATEV-Export.
Operis ansehenHäufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per Mail noch?
An Privatkunden ja. An Geschäftskunden nur noch, solange für deinen Betrieb die Übergangszeit gilt: bis Ende 2026, bei bis zu 800.000 € Umsatz bis Ende 2027.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide erfüllen die Norm EN 16931. XRechnung ist eine reine Datendatei. ZUGFeRD ist eine PDF, in der die Daten zusätzlich stecken. Man kann sie also auch ganz normal lesen.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?
Ausstellen musst du keine E-Rechnungen. Empfangen und aufbewahren musst du sie aber können.
Wird die Pflicht 2027 noch verschoben?
Stand 23. Oktober 2026: nein. Handwerksverbände fordern es, beschlossen ist nichts. Wir aktualisieren diese Seite, sobald sich etwas ändert.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall gilt, was dein Steuerberater sagt. Grundlage: Bundesfinanzministerium, Fragen und Antworten zur E-Rechnung; ETL, Zeitplan E-Rechnung (Stand 19.10.2026); handwerk.com (19.10.2026).