Wann sich ein Wechsel lohnt
Viele Werkstätten arbeiten seit Jahren mit demselben Programm. Das ist kein Grund zu wechseln. Ein Grund ist es, wenn du im Alltag ständig gegen das Programm arbeitest.
- Du tippst dieselben Daten zweimal: einmal im Auftrag, einmal in der Rechnung.
- Die Mechaniker schreiben auf Zettel, und das Büro tippt ab.
- Kalkulation, Termine und Rechnungen liegen in verschiedenen Programmen.
- Dein Programm kann keine E-Rechnung. Für Geschäftskunden wird sie bald Pflicht, mehr dazu im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2027.
Welche Daten mitmüssen
Nicht alles muss mit. Was du jeden Tag brauchst, schon:
Unbedingt
Kunden mit Anschrift und Kontakt, Fahrzeuge mit Kennzeichen und FIN.
Sinnvoll
Artikel und Teile, offene Aufträge, feste Termine.
Zum Nachschlagen
Erledigte Aufträge und alte Rechnungen.
Frag deinen bisherigen Anbieter früh, in welcher Form du deine Daten bekommst. Am einfachsten ist eine CSV-Datei. Die lässt sich mit jedem Tabellenprogramm öffnen und prüfen.
Alte Rechnungen nicht vergessen
Deine alten Rechnungen bleiben gültig, auch wenn du das Programm wechselst. Du musst sie über Jahre aufbewahren und lesbar halten. Wie lange und in welcher Form, sagt dir dein Steuerberater.
Kläre deshalb vor der Kündigung: Kannst du im alten Programm weiter nachschlagen? Oder bekommst du alle Rechnungen als PDF?
Und noch etwas: Rechnungsnummern dürfen nicht doppelt vorkommen. Lass die Nummern im neuen Programm so beginnen, dass sie sich nicht mit den alten überschneiden.
So planst du den Umstieg
- Wähl einen Stichtag in einer ruhigen Zeit, nicht mitten im Reifenwechsel.
- Hol die Daten aus dem alten Programm und schau sie durch. Doppelte Kunden räumst du besser vorher auf.
- Spiel ein paar echte Aufträge im neuen Programm durch: vom Auftrag über die Kalkulation bis zur Rechnung.
- Richte deine Belege ein: Logo, Bankverbindung, Nummernkreise, Zahlungsziel.
- Zeig deinen Mechanikern das neue Programm, bevor es losgeht. Eine halbe Stunde reicht oft schon.
- Sag deinem Steuerberater Bescheid, ab wann die Daten aus dem neuen Programm kommen.
Offene Aufträge schließt du am besten dort ab, wo du sie angefangen hast. Neue Aufträge legst du ab dem Stichtag nur noch im neuen Programm an.
Worauf du beim neuen Programm achten solltest
- Erzeugt es E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format?
- Bekommt dein Steuerberater die Daten als DATEV-Export? Mehr dazu im Ratgeber DATEV-Export.
- Können deine Mechaniker am Handy oder Tablet arbeiten?
- Bekommst du deine Daten jederzeit wieder heraus, auch wenn du kündigst?
- Kannst du es vorher ausprobieren, mit deinen eigenen Aufträgen?
Umsteigen auf Operis
Deine Kunden und Fahrzeuge übernehmen wir bei der Einrichtung aus einer CSV-Datei. Neue Fahrzeuge findest du über HSN und TSN, den Fahrzeugschein kann Operis per Foto auslesen. Deine Mechaniker arbeiten in der App am Handy.
Deine Daten bekommst du jederzeit als Paket heraus, auch wenn du kündigst. Und bevor du dich entscheidest, testest du Operis 14 Tage.
Operis ansehenHäufige Fragen
Muss ich alle alten Daten übernehmen?
Nein. Kunden und Fahrzeuge lohnen sich fast immer. Erledigte Aufträge brauchst du meist nur zum Nachschlagen.
Was passiert mit meinen alten Rechnungen?
Sie bleiben gültig. Du musst sie weiter aufbewahren und lesbar halten. In welcher Form, klärst du mit deinem Steuerberater.
Wie lange dauert ein Wechsel?
Das hängt von deinen Daten ab. Plan für das Ausprobieren mehr Zeit ein als für das Übertragen.
Kann ich eine Zeit lang beide Programme nutzen?
Ja, für die offenen Aufträge. Neue Aufträge legst du ab dem Stichtag nur noch im neuen Programm an. So gibt es keine doppelten Rechnungsnummern.
Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Wie lange und in welcher Form du alte Belege aufbewahrst, klärst du mit deinem Steuerberater.